Чи можна вважати документи, направлені на адресу філії юридичної особи, такими, що направлені за місцезнаходженням юридичної особи?
Питання досить важливе, оскільки офіційне направлення документів саме за місцезнаходженням може мати принципове значення у договірних відносинах між сторонами (надсилання повідомлень, попереджень, офіційних листів, актів приймання-передачі контрагентам тощо). Досить поширеною є ситуація, коли офіційне листування, надсилання технічних та робочих документів здійснюється не за місцезнаходженням юридичної особи (так звана юридична адреса), а за адресою філії, з якою безпосередньо йде робота (хоча фактично ця філія може бути навіть не зареєстрована у встановленому законом порядку). Ця ситуація небезпечна тим, що при виникненні спірних ситуацій, посилатися на те, що документи надсилалися за належною адресою, буде важко. Раптом виявиться, що філія ця не зареєстрована, ніде в офіційних документах юридичної особи така адреса не фігурує, та й взагалі офіційно пов’язати цю юридичну особу з цією адресою неможливо. Звичайно, це найгірша ситуація, запобігти якій можна доволі просто: дублювати офіційне листування, якщо воно ведеться не за адресою місцезнаходження юридичної особи, на адресу юрособи, яка зазначена в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (в онлайн-режимі її можна перевірити за веб-адресою http://irc.gov.ua).
Але якщо документи все ж таки надсилалися не за адресою місцезнаходження юридичної особи, чи можна це вважати направленням юридичній особі? Перш за все слід визначитися, що таке місцезнаходження юридичної особи.
Згідно з визначенням ст. 93 ЦКУ місцезнаходженням юридичної особи є фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління і обліку.
Відповідно до ст. 1 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців», яка у даному випадку виступає спеціальною нормою, місцезнаходження юридичної особи – адреса органу або особи, які відповідно до установчих документів юридичної особи чи закону виступають від її імені.
Розглянемо два варіанти:
1) документи надіслані за адресою офіційної філії юридичної особи.
Відповідно до ст. 95 ЦКУ філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій, керівники філій призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності. Отже, відповідно до ст. 1 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців», адреса філії є місцезнаходженням юридичної особи. Чи є філія зареєстрованою та яка її адреса, можна дізнатися за допомогою Єдиного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (відповідно до ст. 28 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» відомості про відокремлені підрозділи юридичної особи залучаються до її реєстраційної справи та включаються до Єдиного державного реєстру). Таким чином, документи, направлені на адресу філії юридичної особи, можуть вважатися такими, що направлені за місцезнаходженням юридичної особи;
2) документи надіслані за адресою одного з офісів юридичної особи, територіального підрозділу тощо (який не є відокремленим підрозділом, не зареєстрований у встановленому законом порядку).
Для того, щоб документи, надіслані за адресою одного з офісів юридичної особи, вважалися такими, що надіслані за місцезнаходженням, слід довести, що в тому офісі знаходиться орган або особа, які відповідно до установчих документів юридичної особи чи закону виступають від її імені. Зазвичай це може бути один із директорів юридичної особи або інша особа, уповноважена на дії від імені юридичної особи. Також корисним буде довести те, що за даною адресою здійснювалися переговори між сторонами. Тоді фактично доводиться той факт, що за цією адресою знаходиться відокремлений підрозділ юридичної особи, навіть якщо він не утворений у встановленому законом порядку. Приклад із судової практики: у суді апеляційної інстанції сторона довела, що адреса офісу одного з мобільних операторів, який не був офіційним місцезнаходженням, все ж таки є місцезнаходженням цього оператора, довівши це роздруківкою із сайту мобільного оператора, де було зазначено, що за цією адресою здійснює прийом технічний директор мобільного оператора, а також листуванням, де за цією адресою призначалися переговори (справа № 5011-12/10090-2012). У даній справі це мало принципове значення, оскільки за даною адресою надсилалися акти, які були необхідною умовою для здійснення мобільним оператором оплати послуг.
Отже, документи, направлені за адресою філії юридичної особи, можна вважати такими, що направлені за адресою місцезнаходження юридичної особи.
Гліб Норов